Архіви та архівні папки

Архіви – сховища людського знання та досвіду. Грецьке поняття «архів» з’явилося в Європі в десятому столітті. Вже тоді зберігання документів здійснювалося у кожному відомстві. Звичайно, багато інформації загинуло під час воєн і частих пожеж. Але все ж таки значна частина відомостей з глибини віків дійшла до нашого часу, інакше ми б зовсім не знали власної історії.

Сучасне зберігання інформації

У наші часи архівне зберігання документів узаконено. Крім єдиного державного архіву існують архіви міністерств, відомств, областей, міст, територіальних громад, кожної установи та організації, підприємств та компаній. Сучасні технології застосовуються і в архівному зберіганні. Крім паперових архівів у зручних архівних коробках, боксах, ящиках та папках, інформація дублюється та обов’язково зберігається в електронному вигляді.

Архівні папки для збереження першоджерел

Зберігання інформації у вигляді першоджерел є особливим завданням. Під час оформлення документації на архівне зберігання всі папери ретельно підбирають, об’єднують за тематикою, роками, найменуваннями. Документи потрібно легко знаходити та розпізнавати, при цьому уникаючи псування і втрати інформації. Для таких цілей слугують архівні папки.

Документи в архівних папках можуть зберігатися десятиліттями, при цьому повинні зберігати первинний зовнішній вигляд. Частина паперів необхідна для поточної роботи, а решта не знадобляться довгий час. У діловодстві папки з’явилися завдяки винахідливим німцям у 1886 році.

Типи архівних папок

Вибір, різновиди та призначення сьогоднішніх типів папок надзвичайно широкі. Це – папки-реєстратори та швидкозшивачі, з відділами та файлами, кліпборди та куточки, на блискавці або гумці, на кільцях або кнопках.

• Папки для зберігання архівів обов’язково виконані з міцного картону, що оберігає документи від псування, пошкоджень. Картон обклеєний коленкором або вінілом.
• На обкладинці та корінці заповнюється інформація про внутрішній зміст, що спрощує пошук і систематизацію.
• Розміри архівної папки дають змогу зберігати документи від формату аркушів А0 до А5.
• Ширина корінця, що визначає обсяг збережених документів, варіюється від 75 до 150 мм.
• Кріпильний пристрій надає можливість розкривати папку на 180°, що полегшує пошук документа.
• Завдяки певному формату, архівні папки можна зручно та акуратно розмістити на поличках.

Система архівації документів

В кожній організації приймається номенклатура справ, що полегшує сортування, облік і зберігання документів. Визначаються терміни зберігання документації. Після закінчення строку архівні документи знищуються зі складанням відповідного акту. Рутинна та монотонна робота зі збереження архівних документів необхідна в кожній фірмі, компанії. Системність та акуратне ставлення до архівації документів характеризує будь-яку організацію з вигідного боку для контролюючих органів, партнерів та клієнтів.